El control interno es el conjunto de medidas que se implantan en la empresa para proteger sus activos, asegurar el cumplimiento de la normativa interna y externa y la fiabilidad de los datos y promover la eficiencia de la gestión. A continuación, se recogen las principales medidas de control interno de la función tesorera en una Pyme:
1. Se cumple la normativa legal vigente
- Se conoce y se aplica la normativa que afecta a la gestión tesorera de la empresa.
- Se nombran apoderados con capacidad para decidir y realizar las gestiones de tesorería.
- Las firmas de los apoderados están legitimadas y autenticadas.
- La asesoría jurídico-fiscal revisa los contratos antes de firmarse.
2. Se cumplen las políticas de gestión tesorera y se identifican las faltas
- La dirección de la empresa aprueba, comunica y actualiza las directrices y las políticas para la gestión tesorera.
- Hay definida una organización con asignación de funciones y responsabilidades.
- La dirección de la empresa aprueba el nivel de riesgo autorizado.
- Las normas de control interno de la tesorería se mantienen actualizadas.
- No se especula.
3. Existe personal autorizado para realizar las operaciones
- Se delega formalmente en el personal de tesorería para que gestione el día a día.
- Se establecen límites para realizar determinadas operaciones y firmar contratos.
- Toda operación de tesorería se ejecuta con la aprobación previa del personal autorizado.
- Se negocia con la banca de forma transparente y colegiada para asegurar su seguimiento si cesa algún empleado y para evitar acuerdos al margen del interés de la empresa.
- Se aplica el principio de segregación de funciones.
- La contabilidad y la tesorería tienen distintos responsables.
4. La gestión se realiza con seguridad, eficacia y eficiencia
- Se regulan internamente los medios de cobro y pago que se pueden utilizar, el crédito a clientes, el pago a proveedores y los descuentos y recargos a clientes y proveedores que deben aplicarse si cambian los plazos aprobados.
- El personal tesorero cuenta con la formación adecuada para el trabajo que realiza.
- El personal de tesorería considera el riesgo cuando toma decisiones.
- Se promueve la rotación de funciones para mejorar la flexibilidad y el control.
- Se mantiene actualizado el plan de cuentas contables de la empresa para recoger adecuadamente las transacciones tesoreras.
- Se cumplen las condiciones acordadas con las entidades financieras.
5. Se actúa por excepción
- Se realizan pruebas periódicas de resistencia financiera (los tests de estrés) para comprobar que la tesorería soporta escenarios adversos extremos pero factibles.
- Existe un plan probado de recuperación de la información y de continuidad de las operaciones en caso de siniestro de los sistemas de gestión.
- Existe un plan de gestión alternativa de la tesorería.
- Los suministradores de servicios externalizados cuentan también con sistemas de recuperación y gestión alternativa.
6. La información de gestión es adecuada para decidir
- Se preparan previsiones de tesorería a corto plazo (la posición diaria y el presupuesto) y a largo plazo (el plan estratégico).
- Se gestiona la posición diaria de la tesorería.
- Se registran y documentan los movimientos de caja.
- Hay un cuadro de mando de la gestión tesorera con los indicadores clave.
- Se controla la posibilidad de modificar datos pasados y se registra cuando se hace.
- Se analizan periódicamente las desviaciones entre los resultados y los objetivos.
7. Se controlan los riesgos tesoreros
- Se dispone y actualiza periódicamente el mapa de riesgos de la tesorería, recogiendo las exposiciones y sus coberturas.
- Se ejecutan análisis de sensibilidad para evaluar la entidad de los riesgos tesoreros.
- Se evalúa expresamente el riesgo de las transacciones.
- Se concilian en tiempo real o periódicamente las cuentas, se registran las incidencias y se comprueba que las transacciones están autorizadas.
- Los sistemas y la información tesorera cuentan con medidas de ciberseguridad.
- Se alinea el sistema de incentivos al personal con los objetivos de la empresa.
8. Los activos se usan y protegen adecuadamente
- Se fijan límites de autorización en función del importe y del tipo de transacción.
- Se custodian los documentos de cobro debidamente hasta su ingreso en el banco.
- Se conciliación periódicamente por personal independiente las cuentas contables relacionadas con la tesorería.
- Se realizan sorpresivamente arqueos de caja y cuando cambia su responsable.
- Se mantienen copias de seguridad de los ficheros informáticos.
9. Se controla el fraude interno y externo
- Se requiere autorización expresa para las decisiones más importantes.
- Se segregan las funciones para los procesos de tesorería a fin de evitar los errores y el fraude.
- No coincide quien registra o ejecuta una transacción con quien la confirma o controla.
- Los procesos se automatizan para evitar el error humano o intencionado.
- El acceso a los documentos y al sistema informático está limitado.
- Se aplican códigos de acceso a los procesos informáticos.
- Los documentos de pago se extienden nominativamente.
- Todo el personal de tesorería disfruta de vacaciones regulares.
- Se limitan los regalos de terceros que puede recibir el personal de tesorería.
- Se comprueban los historiales profesionales del personal.
Juan Pérez-Carballo
Director del curso de Gestión de Tesorería FEF
