Los dashboards y el control de gestión

Juan Pérez-Carballo

Un dashboard presenta la información más relevante y reciente para controlar un área de gestión, un proyecto, un programa, un proceso o una campaña y tomar decisiones para lograr los objetivos respectivos. Para ello utiliza textos y gráficos en una sola pantalla de ordenador o de un medio móvil equivalente Por ejemplo, puede centrarse en el control de una fábrica, de la calidad de un producto, del desarrollo de una campaña de marketing digital o del seguimiento de una inversión. Sus propósitos principales son:

• Medir e informar sobre los resultados del área, del proyecto, del programa, del proceso o de una campaña mediante indicadores preferentemente no financieros y sin perder la visión de largo plazo.
• Ayudar a tomar decisiones y actuar identificando oportunamente lo que requiere intervenir para mejorar las operaciones.

El contenido del dashboard se compone principalmente de los KPIs identificados para el área, el proyecto, el programa, el proceso o la campaña, pero no exclusivamente pues puede añadir otro tipo de indicadores tipo alerta así como textos complementarios. El formato se limita a una pantalla para que permita apreciar simultánea y rápidamente la globalidad de la situación aunque oriente sobre qué tipo de información adicional se precisa para concretar qué hacer. El objetivo de su diseño es encajar todos los datos importantes en poco espacio y hacerlo con sencillez y claridad. Por su énfasis en promover la acción, el diseño debe ser realizado a medida de las necesidades del gestor correspondiente. Por ejemplo, el dashboard diario de una fábrica puede incluir los pedidos recibidos, la cartera de pedidos, la producción, las existencias, los embarques a clientes, la tasa de productos defectuosos, las entregas retrasadas o erróneas y las devoluciones.

Es la versión moderna de los tradicionales EIS y DSS (Executive information system y Decision support systems) de hace unas décadas, pero mejorados por el progreso de los sistemas de tratamiento de datos, de comunicación y de visualización. Aunque se refieren a temas muy concretos -se utilizan a nivel táctico y operativo- deben estar alineados con la estrategia de la empresa. Su contenido ha de actualizarse en periodos breves, en general, semanalmente, pudiendo llegar a ser en tiempo real. El siguiente cuadro compara las características del Cuadro de mando Integral con las del dashboard.