Miguel García Domingo
Manager de Control de Gestión en Vodafone. Fue controller en importantes empresas del sector de las telecomunicaciones como Ono y Auna
Hasta hace no muchos años, los sistemas ERPs (Enterprise Resource Planning) estaban restringidos a grandes empresas que podían hacer frente a los costosos procesos de implantación y mantenimiento. La progresiva y masiva introducción de la tecnología en las empresas hace que estos sistemas puedan ser implantados en empresas cada vez de menor tamaño, beneficiándose por lo tanto de las ventajas que ofrecen. Estos sistemas permiten soportar los procesos de la empresa, ayudan a generar cultura de empresa, proporcionan acceso a la información a todos los niveles y facilitan en gran manera el control presupuestario. Son aliados fundamentales del Business Controller.
No obstante, para asegurar los beneficios que un ERP aporta a la empresa, es crítica la correcta parametrización, especialmente en el módulo de presupuestación y control de gestión. La implantación de un ERP en una empresa tiene en el Business Controller un aliado fundamental; y pese a que la responsabilidad de la implantación no debe recaer en esta figura, su papel es crítico para el éxito del sistema en la empresa.
Los ERPs ofrecen un abanico cuasi infinito de objetos parametrizables para el control de los costes (centros de responsabilidad, centros de coste, centros de beneficio, proyectos de inversión, órdenes, etc…) Es cuando toca parametrizar toda esta amalgama de objetos, cuando el Controller ha de aportar lo máximo, sabiendo que de la calidad de dicha parametrización dependerá en gran medida la realización del control futuro. Para esta parametrización es fundamental conocer los procesos de la empresa y el governance definido dentro de la misma, de forma que se alinee la visión de negocio con la implantación del ERP.
Una de las grandes aportaciones del ERP para el control de gestión es el módulo de control presupuestario, y los flujos de autorización que es capaz de soportar. El ERP es un gran aliado para la implantación de la cultura presupuestaria; para conseguir, por ejemplo, que las compras sigan su proceso de aprobación, que no existan compromisos con terceros ocultos a la gestión de la empresa, para tener una visión en tiempo real del comprometido de los diferentes proyectos de inversión, y un largo etcétera de ventajas. En definitiva, el ERP da soporte a muchos procesos de la empresa y permite introducir validaciones presupuestarias en ellos. Es labor del Controller elegir adecuadamente cuáles son los puntos de aprobación en cada proceso, sin crear cuellos de botella y consiguiendo aportar valor en todos ellos. Ni que decir tiene que la implantación de un ERP es una oportunidad fabulosa para la creación de una cultura presupuestaria dentro de la empresa si esta cultura no existía.
Cuando hablamos de la cultura del Business Controller como la figura de ayuda y soporte a la organización para conseguir sus metas y objetivos, esta figura tiene en el ERP un aliado fundamental; una herramienta que puede convertirse en un fantástico aliado o en un tremendo stopper. Cualquier decisión que se toma en una compañía tiene que ver directa o indirectamente con el presupuesto, y una herramienta que permite al Controller estar en medio de todos estos procesos es esencial. Y no es esencial por el hecho de tener que aplicar ese “veto” que le permite el sistema, sino como “herramienta de presión” que ayude a que los departamentos operativos tengan en cuenta la visión del Controller, se dejen asesorar y ayudar y cuenten con su visto bueno previo a cualquier petición o iniciativa.
